¿Cómo reducir gastos en una empresa? 7 acciones imprescindibles para lograrlo

Comencemos

Si estás buscando información sobre cómo reducir gastos en una empresa, seguramente estás pasando por un mal momento financiero. 

Te confieso que, como Consultor de Negocios, me da un poco de alergia el contenido generado alrededor de la disminución de gastos. Algunos profesionales tratan la disminución de gastos como parte de un estilo gerencial. Otros, en esencia, recomiendan que las empresas reduzcan drásticamente sus gastos, hasta el punto de casi perder la operatividad (de acuerdo a mi opinión). 

El tema de reducir gastos en una empresa debe ser abordado desde una perspectiva de optimización. En otras palabras, la gerencia debe enfocarse continuamente en optimizar gastos y no en una repentina disminución.  

Te lo explico con los siguientes ejemplos: 

En el primer caso está una empresa que pasa por una disminución drástica en sus ventas, y toma la decisión de reducir a su mínima expresión los desembolsos por concepto de marketing. ¿Qué creen que puede pasar? Simple, ¡Esa empresa va a vender menos! ya que el marketing (bien direccionado) es el principal combustible para atraer nuevos clientes. Y, ¿Qué podría hacer la empresa respecto al marketing? Dependerá de numerosos factores. Pero podría optimizar este concepto de gasto, limitando los desembolsos para posicionamiento de marca y enfocándose únicamente en actividades que generen ventas directas (más adelante te conversaré de este tema). 

En el segundo caso está una empresa que le urge disminuir gastos porque no está alcanzando su punto de equilibrio mensual. Por lo tanto, opta por despedir el 20% de su plantilla laboral distinta al departamento de ventas. ¿Qué creen que puede pasar? Quizás, con esta disminución de costos fijos, venda lo mismo y cumpla la meta financiera del punto de equilibrio. Sin embargo, puede propiciarse la renuncia de otros colaboradores que se sienten sobrecargados, se pueden incrementar los reposos médicos por estrés laboral, entre otras situaciones que terminan afectando el costo del departamento de talento humano. En efecto, nuevas contrataciones y cubrir vacantes por reposo representan más desembolsos. 

Luego de esta introducción, te estarás preguntando por las 7 acciones para reducir los gastos de una empresa. Quiero enfatizar que las acciones que compartiré a continuación, no están orientadas a medidas drásticas de disminución de gastos, sino a una filosofía empresarial de optimización de gastos que, inevitablemente, provocará la disminución progresiva de los gastos. 

1. Elaborar un presupuesto de gastos

Es esencial conocer la cuantía de los gastos de la empresa de forma anticipada. Esto es posible si la empresa gestiona oportunamente el presupuesto de gastos. Existen gastos predecibles (como los salarios) y gastos que pueden fluctuar de acuerdo a factores no controlados por la propia empresa (cambio de tarifas en servicios públicos). Ambas categorías de gastos deben estar contenidas en el presupuesto. 

Cuando conoces la magnitud de cada uno de los gastos, puedes identificar conceptos que pueden ser susceptibles a recortes o ajustes. A partir de precisar estos gastos, puedes definir objetivos para optimizarlos progresivamente. Al respecto, también debes comunicarle a tu equipo de trabajo tus objetivos en optimización de gastos, con el propósito de lograr su compromiso con esta acción. 

Otra arista de esta acción, es que cuando das seguimiento al presupuesto de una empresa puedes reconocer desviaciones respecto a lo que realmente está sucediendo. En efecto, las variaciones importantes deben ser analizadas para concluir sí ingresarán a una política de optimización de gastos.  

2. Optimizar los gastos de marketing

Decía Henry Ford: “Quien deja de hacer publicidad para ahorrar dinero, es como si parara el reloj para ahorrar el tiempo”. Definitivamente, en marketing no se gasta, se invierte. 

No obstante, esta inversión en marketing debe ser racional y optimizarse en atención a los resultados que se estén obteniendo. Para lograr la optimización debes seguir la siguiente metodología:

1. Definir el objetivo comercial o de posicionamiento: ¿Qué quieres lograr?
2. Definir estrategias: ¿Cómo lo vas a lograr?
3. Asignar un presupuesto: ¿Cuánto cuesta la estrategia?
4. Definir una métrica de resultados: ¿Cómo vas a saber que funcionó la estrategia?

En síntesis, es imperante que conozcas y midas el resultado de las acciones de marketing para lograr optimizar su inversión.   

3. Diseñar procesos de compras

El objetivo siempre será comprar más con menos dinero y con la misma calidad. El departamento de compras debe contar con lineamientos claros para alcanzar este propósito. Mantener relaciones con proveedores, seleccionar nuevos proveedores, aprovechar descuentos por pagos anticipados, solicitar varias cotizaciones, entre otros; son procedimientos que deben estar normados en una empresa. Esto repercutirá positivamente en la optimización de gastos. 

4. Controlar los inventarios

Al gestionar eficientemente el inventario, puedes optimizar los costos relacionados con almacenamiento, manipulación, obsolescencia, costos por pedidos urgentes, entre otros.

La clave está en encontrar el punto ideal: Mantener niveles suficientes de inventario para satisfacer la demanda sin acumular existencias innecesarias. Para lograr esto, las empresas se valen de técnicas como la determinación de máximos y mínimos de inventarios.

Siendo el inventario el activo más importante para muchas empresas, te invito a que profundices en este tema. La gestión efectiva del inventario no solo tiene un impacto directo en la reducción de costos operativos, sino que también afecta positivamente al flujo de efectivo y a la rentabilidad sostenible de una empresa a largo plazo.  

5. Apuesta por el trabajo remoto

En el capítulo 24 de mi libro “27 Lecciones empresariales del Profe Heiberg”, trato el tema del trabajo remoto desde una perspectiva financiera. 

En mi libro, luego de desarrollar un caso de estudio acerca de una pequeña firma de contabilidad que debe evaluar si opta por trabajo remoto o presencial, concluyo lo siguiente: “El caso práctico evidencia que resulta beneficioso para la empresa, desde el punto de vista financiero, optar por la opción de trabajo remoto para los nuevos asistentes. En cuanto a inversión, la propietaria de la firma de contabilidad deberá disponer de US$ 10.170 para el trabajo presencial, monto que supera en un 104% a la opción de trabajo remoto. En relación a los costos mensuales, la opción de trabajo presencial supera al trabajo remoto en un 44%”

Cuando la meta es optimizar gastos, la opción del trabajo remoto debe ser evaluada. Bajo este escenario, pueden verse reducidos de forma importante los siguientes desembolsos: Espacios y arrendamiento de oficina, equipos de tecnología, servicios públicos, limpieza, papelería y mantenimiento.

6. Establecer contratos de Outsourcing

Como empresarios es importante comprender que no podemos ser buenos en todas las áreas del negocio. Posiblemente, existan actividades que consumen más recursos financieros porque no somos expertos. Allí existe una oportunidad de optimización de gastos. 

En un proceso de consultoría financiera decidimos establecer un contrato de outsourcing para el despacho de los productos vendidos. El mantenimiento preventivo y correctivo de la flota de vehículos de carga pesada, el personal involucrado directa (chóferes y ayudantes) e indirectamente (supervisores y mecánicos), los inventarios de suministros y repuestos, y los gastos por viaje (viáticos y peajes); ocasionaban a la empresa un gasto considerable. 

Cuando las ventas mensuales ascendían a unos USD 200.000, el porcentaje que representaba el transporte era de un 3,5%. No obstante, cuando las ventas descendían, este valor podía incrementarse hasta el 6% o 7%. En este contexto, el contrato de outsourcing significó un valor fijo del 4% sobre el valor del producto vendido. En un año la empresa se ahorró cerca de USD 50.000.  

Así como el despacho de las mercancías vendidas, también es posible tercerizar o externalizar áreas como: Cobranzas, contabilidad, recursos humanos, sistemas informáticos, administración y tesorería, entre otras áreas. Mi recomendación es analizar cuáles áreas representan para ti una fortaleza y cuáles una debilidad. 

7. Automatizar procesos organizacionales

La automatización de procesos trae consigo ahorro de dinero. Puedes automatizar procesos de atención al cliente, reclutamiento y selección del personal, órdenes de requisición, entre otros procesos. 

Imagina el caso de una empresa que formuló una campaña en Instagram para un mismo producto y recibe 1.000 comentarios en dos horas. ¿Cuál será el nivel de respuesta del community manager? Seguramente, reportará una eficiencia muy baja, con retrasos considerables en la atención a los clientes. 

A tal efecto, en una nueva campaña, la empresa tiene dos opciones para mejorar el proceso de atención al cliente y así no perder ventas. (a) Contratar a más personas para gestionar las respuestas de Instagram, y (b) Automatizar total o parcialmente el proceso y continuar con su community manager. Lógicamente, la opción que optimiza los gastos es la que incluye automatización. Si deseas profundizar sobre automatización, específicamente en redes sociales, puedes consultar el capítulo 17 de mi libro “27 Lecciones empresariales del Profe Heiberg”.  

Los beneficios financieros de la automatización son increíbles. 

Despedida

Y llegamos al final de este artículo. ¿Estás listo para poner a prueba estas 7 acciones? Cuéntanos si el contenido te ha parecido interesante y no dudes en consultar los servicios de consultoría financiera que ofrece el Profe Heiberg, tal vez necesites una evaluación financiera o un plan de crecimiento empresarial. 

El Profe Heiberg
Consultor de Negocios Certificado
Doctor en Ciencias Contables
Profesor Universitario

¿Qué es más importante tu utilidad neta o la liquidez? El 70% de quienes inician estudios en finanzas están equivocados

Comencemos

En 2023 tuve el privilegio dictar a más de 100 personas mi programa de formación titulado “Certificación en Gerencia Financiera para PYMES y Emprendimientos”. Antes de iniciar las clases, solicité a los participantes que completaran un cuestionario sobre aspectos claves de las finanzas. 

La pregunta número 4 del cuestionario indicaba: ¿Qué es más importante la utilidad neta o la liquidez? El 70% de quienes contestaron el instrumento manifestaron que era más importante la utilidad neta. Luego en clase cuando inició la discusión, los participantes argumentaban que los propietarios de las empresas quieren utilidades, puesto que todo negocio se crea con fines de lucro. 

Primera opinión como Consultor: Los problemas en la utilidad neta son como la diabetes, poco a poco te van consumiendo. Mientras que los problemas de liquidez, son como un infarto que puede acabar con tu vida en cualquier momento.  

Explicando en un lenguaje de negocios la metáfora de la diabetes y del infarto, puedo decirte que las pérdidas recurrentes (problemas de utilidad neta) van causando descapitalización del negocio. Por ejemplo, la empresa repone cada vez una menor cantidad de sus productos vendidos, provocando disminución en los niveles de inventario. 

En tanto que la falta de dinero (problemas de liquidez) originan dificultades para cumplir oportunamente con los compromisos de la empresa. Por ejemplo, la empresa no puede pagarle a tiempo a un proveedor. Éste a su vez, paraliza nuevos despachos y la empresa ve disminuidas sus ventas.  

Segunda opinión como Consultor: Ambas métricas son importantes. En toda evaluación financiera debes examinar la utilidad neta y la liquidez. No obstante, en el foco debe estar en la liquidez, con el propósito de garantizar la permanencia de la empresa en el tiempo. 

Para comprender mejor este tema, preparé la siguiente información:

1. ¿Qué es la liquidez en una empresa? 

La liquidez en una empresa se refiere a la cualidad de sus activos para ser transformados en efectivo en el corto plazo. De esta cualidad dependerá que la empresa pueda cumplir oportunamente con sus pasivos (trabajadores, proveedores, cuotas de préstamos, impuestos, etc.).  

Lógicamente, el dinero o efectivo es el activo más líquido. Pero existen otros activos que son incorporados en un estudio de liquidez, tal es el caso de las cuentas por cobrar y los inventarios. 

Afirmación # 1: Una empresa puede contar con una gran cantidad de activos y, al mismo tiempo, estar en un proceso de cesación de pagos e insolvencia (imposibilidad de cumplir con sus compromisos). Propiedades inmobiliarias que no generan una renta, cuentas por cobrar que no se cobran e inventarios que no se venden; son ejemplos de esta aseveración.  

Afirmación # 2: El efectivo es oxígeno y se requiere oxígeno para mantener abiertas las puertas de una empresa. 

2. ¿Qué es la utilidad neta en una empresa? 

La utilidad neta es la ganancia que obtiene una empresa por sus ventas, una vez deducidos todos los costos de ventas, gastos operativos e impuestos. 

Como mencionaban mis alumnos al inicio de la Certificación en Gerencia Financiera para PYMES y Emprendimientos, los inversionistas crean empresas para obtener lucro y, precisamente, este lucro es la utilidad neta. 

Afirmación # 3: La utilidad neta indica la ganancia que está reteniendo la empresa por sus ventas. 

Piensa en una empresa cuyo Estado de Resultados anual, muestra unas ventas de USD 200.000 y una utilidad neta de USD 10.000. Esto indicaría que la empresa únicamente logró retener de sus ventas USD 10.000, los otros USD 190.000 estaban representados por los costos del producto y los gastos de operación. 

Afirmación # 4: Una empresa que genera utilidades netas importantes, es una empresa con potencial de crecimiento. De hecho, puede emplear las utilidades para autofinanciar un plan de crecimiento empresarial. Las utilidades son el principal combustible para crecer. 

3. ¿Por qué no coincide la cifra de la utilidad neta con el dinero disponible?

La utilidad neta no coincide con el efectivo disponible. Existen múltiples razones de la divergencia entre ambas cifras. Sin embargo, la mayoría de éstas están asociadas al modelo contable. Te lo explico a continuación:

3.1 Registro de ingresos en el momento de la venta

Amparado en la hipótesis fundamental del devengo, el modelo contable exige que los ingresos sean registrados en el momento en que se materializa la venta, independientemente de su cobro. 

Cuando le entregamos los productos a un cliente y le otorgamos un crédito de 30 días, en la contabilidad de la empresa se registra la venta y simultáneamente las cuentas por cobrar. 

Por lo que, si inmediatamente preparamos un Estado de Resultados, ese reporte incluirá el valor de la venta, el costo y la utilidad de esa operación. Todo esto sin haberla cobrado. 

Mientras que, en el Estado de Situación Financiera (Balance General), lógicamente no aparecerá el dinero de esa operación, porque el cliente no ha pagado. Aquí encontramos una diferencia entre lo que refleja la cifra de utilidad neta reportada por Estado de Resultados y la cifra de efectivo que muestra el Estado de Situación Financiera. 

3.2 Registro de gastos en el momento de su causación

Al igual que los ingresos, los gastos se registran en contabilidad cuando se causan, independientemente de su pago. 

Al respecto, piensa en una empresa que debe pagar un canon de arrendamiento de USD 2.000 mensuales. En el mes de marzo por diversas complicaciones no lo pagó, sino que lo acumuló y pagó en el mes de abril. Precisamente en abril la empresa pagó dos meses (marzo y abril).

Al respecto, el gasto por arrendamiento debe ser registrado en marzo, aún y cuando se pague en abril. El principal argumento es que ese gasto se causó en marzo y la empresa tenía la obligación contractual de pagarlo ese mes. 

El Estado de Resultados para el mes de marzo incluirá el gasto por arrendamiento. El registro de este gasto ocasiona una disminución de la utilidad neta. En tanto que en el Estado de Situación Financiera no se afectará el efectivo, porque no se ha pagado. En todo caso, aparecerá una cuenta por pagar por concepto del canon de arrendamiento. 

3.3 Registro de adquisiciones de activos

La adquisición de activos no corrientes (como mobiliarios, por mencionar un ejemplo) no se refleja automáticamente en el Estado de Resultados. Es por ello que la cifra de la utilidad neta no varía. En cambio en el Estado de Situación Financiera, si la compra del activo se realizó de forma total o parcial con efectivo, el dinero disponible se afectará. 

3.4 Registro de depreciaciones y amortizaciones de activos

La depreciación y amortización son conceptos contables que hacen referencia a la distribución del costo del activo a lo largo de su vida útil. En otras palabras, si una empresa adquiere un escritorio por USD 500 y considera que podrá utilizarlo por 10 años (vida útil), deberá registrar anualmente USD 50 por concepto de depreciación. 

La depreciación disminuye la utilidad neta en el Estado de Resultados. Sin embargo, este gasto no afecta el efectivo. En este contexto, la depreciación puede comprenderse como una pérdida de valor de ese activo.  

4. Utilidad neta sin liquidez de una forma práctica

Veamos los números de una pequeña empresa que fabrica fertilizantes. 

Estado de Resultados

Como puede precisarse, la utilidad neta de la empresa crece mes tras mes. Esto originado por un incremento de sus ventas y por mantener casi invariable su margen bruto y gastos operativos. 

No obstante, lo que no se observa en este reporte es que la empresa padece de un importante problema de cobranza. La mayor parte de sus clientes pagan a 50 días, aún y cuando la empresa les concede 30 días de crédito. En contraste, una parte de la materia prima es importada y el proveedor exige que se prepague. La empresa está al borde de una insolvencia. 

Un área determinante que afecta la liquidez de una empresa es la de crédito y cobranza. Cuando los cobros no se alinean con las necesidades de liquidez de la empresa, ésta comenzará a retrasarse en el cumplimiento de sus compromisos.  

5. Liquidez sin utilidad neta de una forma práctica

Veamos los números de una pequeña empresa en el sector retail.  

Estado de Resultados

Como puede precisarse, la empresa se está descapitalizando. Esto debido a la recurrencia de pérdidas cada mes. La situación a simple vista parece muy adversa. 

Sin embargo, lo que no se aprecia en el Estado de Resultados es que los propietarios de la empresa inyectaron USD 50.000 en efectivo. Cuando una empresa tiene liquidez, tiene opciones. 

Con ese dinero la empresa piensa importar desde China mercancía dirigida a un segmento de mercado que no atiende hoy en día. Con esto la empresa podría duplicar sus ventas y generar utilidad neta. 

6. Despedida

Si quieres profundizar más sobre el tema de liquidez te recomiendo que explores el capítulo 20 de mi libro “27 Lecciones Empresariales del Profe Heiberg”. 

La discusión entre liquidez y utilidad neta es apasionante. Comenta tus impresiones, ¿Este artículo te ayudó a comprender los términos de liquidez y utilidad neta? Si quieres formarte profesionalmente en finanzas explora mi “Certificación en Gerencia Financiera para PYMES y Emprendimientos”.

El Profe Heiberg
Consultor de Negocios Certificado
Doctor en Ciencias Contables
Profesor Universitario